Zakupy to proces wieloetapowy. Zakupy zagraniczne, a zwłaszcza spoza Unii Europejskiej wymagają szeregu czynności administracyjnych i kontaktu z wieloma instytucjami. Zainicjowane działania wiążą się regularnym raportowaniem, kontrolą terminów kolejnych zgłoszeń czy odnawiania uprawnień.
Działania zakupowe obejmują poznanie produktu, producentów, warunków handlowych, warunków formalno – prawnych zakupu/importu, logistyki produktu, opakowania, oznakowania. W dalszej części wymagają zorganizowania: transportu, dokumentacji importowej, odprawy, powierzchni magazynowej, logistyki krajowej.
*Przygotowanie Klienta do procedury importowej
– rejestracje na platformie, w stosownych urzędach
– zgłoszenie do UM, US, UC
– przygotowanie zaplecza logistycznego
*Obsługa około zakupowa
– obsługa logistyczna: współpraca z firmami spedycyjnymi, zapewnienie transportu morskiego oraz lądowego, organizowanie transportu drobnicowego, paletowego, zabezpieczenie palet
– zabezpieczenie obsługi bankowej dla transakcji międzynarodowych
– Kontrola terminów płatności – zaliczki, pozostałej kwoty
*Obsługa administracyjna
– zarządzanie systemem kodów kreskowych
– kontrola terminów (m.in. raportowania do stosownych instytucji, odnawiania uprawnień)
– regularne raportowanie do UM frakcji podlegających recyklingowi
*Działania zabezpieczające jakość kupowanych produktów
Analiza specyfikacji towarowej pod kątem:
– określenia stawki celnej dla importowanego towaru
– określenia dokumentacji wymaganej do wprowadzenia produktu do obrotu
– ustalenia treści do stworzenia etykiety
– określenia warunków transportu i przechowywania
– użycia substancji dozwolonych w przetwórstwie spożywczym
*Opracowywanie dokumentu specyfikacji towaru dla potrzeb handlowych
Opracowywanie atestów produktów
Audytowanie w fabrykach procesu produkcji zamówionego towaru
*Dbanie o odpowiednie etykietowanie, w tym:
– dopilnowanie szaty graficznej zgodnej z oczekiwaniami Zleceniodawcy
– tworzenie szablonów dla umieszczenia informacji o produkcie w oparciu o wymagania unijne (dyrektywa precyzuje m.in. wielkość czcionki, kolejność podawania składników, miejsce umieszczania poszczególnych informacji)
Zapewnienie transportu w odpowiednich warunkach dla danego produktu
Kompletowanie dokumentacji towarzyszącej, niezbędnej do odprawy i przyjęcia towaru
Kontrola dokumentów pod względem poprawności zawartych danych: opis towaru, ilość, wartość, terminy, zgodność z zamówieniem, zgodność ze specyfikacją itp.
Terminowe raportowanie do Urzędu Marszałkowskiego wprowadzanych frakcji podlegających recyklingowi
*Działania zakupowe
Poszukiwanie producentów produktów wskazanych przez Zleceniodawcę
Przedstawienie ofert producentów w kosztach loco magazyn kupującego
Organizowanie próbek produktów od dostawców
Analiza porównawcza ofert
Negocjowanie cen z dostawcami
Ustalanie warunków transakcji
Organizowanie spotkań z dostawcami
Organizowanie wyjazdów zagranicznych w celu poznania oferty producenta w tj wizyty w fabrykach, targi handlowe. Podejmowanie gości w Polsce.
Finalizacja kontraktu (po etapie przygotowawczym), podpisanie umowy, uzyskanie faktury proforma
Dostarczenie dostawcy niezbędnych projektów i innych materiałów do produkcji (artworki, etykiety, carton marksy itp.)
Kontrola dokumentów pod względem poprawności zawartych danych: opis towaru, ilość, wartość, terminy, zgodność z zamówieniem, zgodność ze specyfikacją itp.
Kontrola obiegu dokumentów importowych/zakupowych między: Zleceniodawcą, dostawcą/producentem, bankiem, spedytorem, Urzędem Celny, Sanepidem, WIJHARSem,
Synchronizowanie terminów transportu, płatności, przesyłania dokumentów
Kontrola obiegu dokumentów administracyjnych między Zleceniodawcą a placówkami współpracującymi
*Działania marketingowe
Przygotowanie oferty importowanych produktów:
– Zdjęcia, wizualizacja produktu w opakowaniu z etykietą, produktu do bezpośredniego użycia (zawartości opakowania), ewentualnie produktu z wykorzystaniem zakupionego towaru – np. opracowanie przepisu z użyciem produktu i przedstawienie zdjęcia gotowej potrawy
– Opracowania graficzne do oferty w zależności od specyfiki klienta (klient gastronomiczny, sieciowy, nowoczesny, tradycyjny)
– Specyfikacja – opracowanie specyfikacji produktu, ustalenie wymaganych danych produktowych, umieszczenie informacji na logowanym szablonie
– Inne dokumenty jakościowe – np. atest, dokument określający dane charakteryzujące produkt jako przedmiot transakcji (niezbędny w obiegu dokumentów z jednostkami posiadającymi system jakości)
*Możliwość przygotowania firmy do wprowadzenie ISO lub innych systemów jakościowych.
*Opracowanie procedur około zakupowych – jako element przygotowania do certyfikacji.